Gestão ERP mapeia toda a movimentação de mercadorias de uma empresa a partir de planos. Entenda melhor sobre o assunto com este conteúdo que preparamos!
ERP é a abreviação de Enterprise Resource Planning e significa o planejamento e uso de recursos de negócios, como itens, funcionários, máquinas ou tempo.
Qual a função de uma Gestão ERP?
O objetivo da gestão ERP não é apenas facilitar o planejamento de recursos, mas também automatizá-lo na medida do possível. Porque, graças a este recurso, todos os usuários trabalham sempre com os mesmos dados, tiram-se conclusões corretas e podem ser tomadas as ações apropriadas – por exemplo, ordenar a falta de materiais em uma única etapa.
Processos e fluxos de trabalho automatizados também evitam erros que acontecem manualmente de tempos em tempos e aliviam os funcionários.
Em resumo: o ERP economiza tempo, aumenta a visão geral, mantém e aumenta a qualidade, fornece a base para atender às necessidades futuras e faz as empresas avançarem sem ter que investir mais esforços.
Como pode ajudar as empresas a enfrentar desafios?
Muitas micro e pequenas empresas tratam de todos os seus processos manualmente ou utilizando sistemas próprios, alguns dos quais são soluções isoladas, ou seja, fora de lugar.
A preocupação com excesso de funções desnecessárias, altos custos de implementação e operação e dependência do provedor é muito grande. Por isso, utilizar um sistema ERP é indispensável.
Hoje, uma empresa pode cobrir todas as áreas de negócios com a gestão ERP. E assim verificar, planejar e controlar os processos de forma mais rápida e eficaz. Eles estão constantemente sendo modernizados e em constante evolução.
Os processos que você executou manualmente anteriormente são automatizados por um sistema ERP. Mas o que realmente está por trás do uso do ERP?
Muitas empresas se perguntam se vale a pena comprar e implantar a gestão ERP. Afinal, isso envolve altos custos de licença. Uma pequena economia de tempo pode levar a uma grande economia de custos.
Vantagens da Gestão ERP
Com o uso de uma gestão ERP é possível, por exemplo, fazer o cálculo de custos ou produção com mais precisão.
Muitas empresas ainda planejam sua produção em papel ou analisam dados importantes exclusivamente usando programas como o Excel. Você precisa tomar decisões importantes se levar muito tempo para coletar dados importantes – como pedidos de entrada e saída, estoques ou margens de pedidos, por exemplo. Porque sem dados de processo em tempo real, você só sabe como está sua empresa quando o relatório anual é publicado.
Uma vez introduzido, o software ERP é um grande alívio para as empresas – desde que a escolha seja feita por uma solução adequada. Sistemas manuais usando Excel e Co. não são necessários. Uma vez alcançado isso, as empresas estão satisfeitas com um grande número de vantagens visíveis, como:
- Mais agilidade nos negócios;
- Prevenção sistemática de erros;
- Maior crescimento e inovação do negócio;
- Superação de soluções isoladas;
- Flexibilidade de trabalhar de qualquer lugar, a qualquer hora;
- Planejamento e controle significativamente mais fáceis de seus próprios processos de negócios;
- Mais transparência no dia a dia dos negócios;
- Custos de estoque reduzidos;
- Fluxos de trabalho internos mais eficientes;
- Manutenção de dados mais fácil;
- Troca de dados automatizada com outros sistemas (também externos);
- Análises e avaliações claras;
- Processos seguros que levam em consideração a proteção de dados;
- Menos erros;
- Funcionários motivados graças a processos tranquilos.
Quando se trata de implementar a gestão ERP em uma organização, a preparação é fundamental. É importante tomar todas as medidas necessárias para garantir a implantação bem-sucedida de seu novo software.
A seguir, confira as principais etapas para preparar sua empresa para a implementação de uma gestão ERP.
Como implementar a Gestão ERP?
A introdução do software ERP é um passo essencial na digitalização dos seus próprios processos de negócio.
A instalação e posterior comissionamento do sistema são provavelmente a fase mais delicada de todo o projeto de ERP.
A seguir, gostaríamos de ver mais de perto a implementação do ERP e mostrar o que as empresas devem considerar para não comprometer o sucesso do projeto e, finalmente, poder explorar todo o potencial de sua nova solução de software.
1. Identifique os problemas, defina a meta, escopo e objetivos
Os sistemas de planejamento de recursos corporativos atuais podem fornecer várias soluções para os muitos problemas que sua organização enfrenta. No entanto, é muito importante identificar a real meta, escopo, objetivos para sua implementação.
É imperativo identificar o problema ou a necessidade exata, para então focar a empresa na solução dessas questões e necessidades específicas. Quanto mais específico e detalhado você puder ser inicial, mais detalhada e precisa será sua implementação.
Mais e mais organizações escolheram uma abordagem em fases para implementação de gestão ERP em vez do estilo “big bang” preferido nos últimos anos. Isso geralmente é uma maneira menos arriscada e mais aconselhável de abordar a transição, oferecendo benefícios potenciais, como permitir resolver falhas e falhas antes de ir para toda a empresa.
2. Alinhe as equipes desde o início
Designe um projeto interno ou líder de equipe para liderar seus esforços de implementação e certifique-se de que meta, escopo e objetivo claros e concisos sejam comunicados e documentados. Garanta o suporte para essas metas, escopo e objetivos e alinhe-se com os tomadores de decisão corporativos desde o início.
Ter as pessoas certas envolvidas no processo pode ser um fator significativo para contribuir para o sucesso do projeto.
Você não está procurando “jogadores” medianos ou disponíveis em seu time, você está procurando por “jogadores” brilhantes e rápidos; você quer escolher a melhor equipe possível. Dê aos membros a autoridade, a autonomia e o tempo para garantir que o projeto seja concluído corretamente.
3. Estabeleça uma Estratégia de Gestão de Mudanças
Uma implementação de gestão ERP normalmente virá com grandes mudanças, enquanto os funcionários de qualquer empresa estão acostumados com o mesmo tipo de atividades ou sua rotina diária, e muitas vezes podem não ser facilmente aceitas. Ou seja, quando o gerenciamento de mudanças se torna crucial e deve ser integrado à estrutura da implementação.
Isso inclui envolver os funcionários para preparar um caso de negócios convincente para a mudança, a meta, o escopo e o objetivo e por que você está realizando este projeto. Todos devem estar alinhados e intimamente familiarizados com o business case, a visão e os objetivos do projeto.
Infelizmente, esta etapa fundamental é muitas vezes perdida. A mudança é para todos,e a administração deve assumir a responsabilidade de ser os ‘’evangelistas’’ da gestão ERP e imprimir uma mentalidade positiva dos usuários sobre isso.
Comunicar repetidamente isso de forma positiva aos funcionários tornará as coisas mais fáceis, pois um ERP só pode fornecer ótimos resultados quando todos os funcionários aceitam a mudança.
4. Documentação, treinamento e considerando o fator humano
Já sabemos que o treinamento do usuário final é um fator crítico de sucesso. Da mesma forma, a documentação do usuário final é fundamental para definir as expectativas para a implantação da gestão ERP.
Seus funcionários precisam se adaptar à mudança de seus processos, novos softwares, navegação e tecnologia, e você precisará planejar e preparar as pessoas para essa mudança se quiser que seus funcionários se ajustem a tudo isso com calma.
Preparar as pessoas para a mudança pode ser o conceito mais abstrato dentro do processo de implementação do ERP, mas não o negligencie apenas porque você não pode medir facilmente a prontidão. Negligenciar o treinamento e a prontidão do usuário pode inviabilizar um projeto antes que ele comece.
5. Entenda o processo do seu fornecedor
Os fornecedores de ERP sabem o que é preciso para implementar seu software e construíram metodologias específicas de implementação para organizar seus processos necessários.
Trabalhe com o fornecedor de ERP, como as soluções da Infrashop, ou parceiro de implementação para ajustá-lo para funcionar dentro de suas circunstâncias específicas.
Desenvolver uma forte compreensão da filosofia do seu fornecedor e garantir que ela esteja alinhada com seus objetivos pode colocá-lo em um caminho sólido para o sucesso.
6. Crie um plano pós-implementação de Gestão ERP
O pós implementação é, muitas vezes, onde os projetos tropeçam. Muitas coisas podem mudar, quando a equipe de implementação transfere o suporte pós-go-live para o suporte interno e externo. Ter uma estratégia clara de suporte pós-implantação com antecedência garantirá que os usuários saibam como relatar problemas e que o fornecedor saiba o que se espera deles pós-implantação.
Também é importante ter suporte técnico adequado durante e após o go-live para que você possa resolver qualquer problema do usuário rapidamente e evitar que suas equipes fiquem frustradas com o sistema.
Conte com a Infracommerce! O nosso ecossistema digital é baseado nas seguintes soluções: Infrashop, Infradata, Infrapay, Infralog e Infradigital.
