Impulsione o seu e-commerce com gerenciamento de e-mails da Infracommerce. Neste artigo, mostramos como conduzir o processo da forma mais assertiva
Se você trabalha para uma grande empresa e precisa gerenciar uma equipe ou fornecer atendimento contínuo ao cliente, definitivamente usa uma conta de e-mail. Provavelmente não com tanta frequência, mas com certeza você já se deparou com alguma situação em que a falta de organização o impede de usar essa ferramenta, certo?
A maioria desses problemas é causada por uma caixa de entrada desordenada, que é mais um obstáculo do que uma ajuda. Com o grande volume de mensagens enviadas e recebidas todos os dias, é fundamental estabelecer práticas de gerenciamento de e-mails.
No post de hoje, vamos ensinar como realizar esses processos.
Por que é importante fazer o gerenciamento de e-mails?
Por ser um dos meios de comunicação mais utilizados, o fluxo diário de mensagens entre empresas e clientes costuma ser enorme, certo? Por isso, com tanto e-mail, saber fazer o gerenciamento é fundamental para organizar o dia a dia da empresa.
Além de aumentar a eficiência e a produtividade do trabalho diário, é também uma das chaves para melhorar as relações comerciais com os clientes. Afinal, a boa governança evita que você perca mensagens relevantes e não responda a emergências.
Como fazer o gerenciamento de e-mails de forma eficiente no dia a dia?
Agora que você entendeu a importância de fazer o gerenciamento de e-mails, é hora de aprender como executar a tarefa na prática.
O primeiro passo é ter um gerente. Existem alguns provedores gratuitos que oferecem diversos recursos voltados para a organização e otimização dos fluxos de mensagens eletrônicas. Então, não tem porque não usar, viu?
No atendimento ao cliente, fazer o gerenciamento de e-mails é indispensável, organizando automaticamente as mensagens recebidas e enviadas. Isso traz total controle sobre o e-mail da sua empresa, não deixando nada para trás – principalmente, respostas para clientes. Veja algumas dicas abaixo:
Estabeleça prioridades
Nem todo e-mail que você recebe é relevante. Existem mensagens enviadas por engano, spams, e até e-mails enviados para toda equipe, mas que não dizem respeito diretamente a você.
Para não deixar que isso atrapalhe o seu rendimento, estabeleça remetentes e assuntos prioritários. Também, identifique quem são as pessoas que mais te enviam e-mails e quais são os tópicos mais importantes.
Se, dentre suas atribuições, você precisa tanto gerir uma equipe, quanto atender seus clientes, é importante que você estabeleça prioridades nos processos de resposta. Se para responder uma demanda externa, você necessita de um posicionamento interno, cabe organizar esse fluxo para que sua resposta aconteça da maneira mais ágil possível.
Crie marcadores
Marcadores ou filtros são formas muito eficazes para organizar as mensagens que chegam na sua caixa de entrada. Por meio deles, você pode categorizar os e-mails por assuntos, remetentes, prioridades, ações.
Por exemplo, se você costuma ser o mediador entre duas áreas da sua empresa, uma boa estratégia é criar marcadores para cada uma das áreas. Assim, você sabe os tipos de mensagens que você vai encontrar em cada um deles. Isso é fundamental para facilitar suas buscas futuras e para prestar um atendimento eficiente para seus clientes.
Delete mensagens que não são relevantes
Com suas prioridades estabelecidas, não tenha medo de deletar aquelas que não são. Mensagens inúteis ocupam espaço na sua caixa de entrada, o que pode ocasionar uma caixa cheia e desorganizada.
Pergunte-se: Essa mensagem é fundamental para mim? Ela contém informações úteis para o meu trabalho? Eu preciso respondê-la? Se as respostas forem negativas, você não precisa manter esses e-mails em sua conta.
Mantenha sua caixa de entrada vazia
Caixas de entrada podem ser um lembrete da quantidade de pendências que você precisa resolver. Isso pode ser bom para ajudar a organizá-la, mas só quando as prioridades já estão estabelecidas.
Crie o hábito de mover as mensagens já resolvidas para uma pasta, para um marcador ou para um filtro. Ou então, delete assim que ela não tiver mais utilidade para você. Deixe apenas aquilo que você precisa se lembrar na sua caixa de entrada.
Isso facilita a criação de um processo de trabalho. Assim que você abrir seu e-mail, suas demandas estão logo na sua frente. Daí, é colocar a mão na massa para resolvê-las.
Mas não se esqueça: Não deixe para depois aquilo que pode ser resolvido naquele momento. Você já tem a resposta ou a solução para um determinado pedido? Então, responda e risque esta pendência da sua lista.
Como a Infracommerce pode ajudar?
Se todas essas dicas ainda não forem o suficiente, usar softwares para gerenciar sua caixa de entrada pode ser uma boa solução. Aplicar um sistema de gestão para e-mail poupa bastante tempo ao realizar algumas das práticas que listamos acima de forma automática.
Definir prioridades, criar pastas ou marcadores e agrupar mensagens afins pode otimizar um valioso tempo dos funcionários de sua empresa e da sua rotina de trabalho. Afinal, gerir uma equipe e ainda responder às demandas de clientes requer muita agilidade e bastante atenção.
O e-mail é uma excelente ferramenta para comunicação, delegação e resolução de problemas em uma corporação. Mas apenas se for utilizado de forma organizada e otimizada. Por esse motivo, fazer o gerenciamento de e-mails de maneira certa é fundamental para tirar todos os proveitos que as mensagens eletrônicas podem oferecer para o seu negócio.
A Infracommerce possui toda a estrutura para que você consiga fazer o gerenciamento de e-mails de forma simples e objetiva. Acesse e confira nossas soluções!
