As taxas de frete são um fator muito importante na decisão de compra de um cliente, o que leva os empreendedores a sempre buscar no mercado uma transportadora que possa oferecer as melhores taxas de frete e fornecer aos seus clientes muitas informações atualizadas.
É por isso que as transportadoras devem praticar uma boa gestão de frete, para manter e ampliar sua participação no mercado. Esta atividade inclui o controle de todas as etapas de entrega do produto. Quanto maior for a sua organização, mais competitiva será a sua empresa.
A automatização dessa gestão é uma estratégia eficaz para otimizar os processos, oferecendo às transportadoras um amplo leque de vantagens. A seguir, explicaremos por que você deve automatizar as etapas de sua gestão de fretes e, em seguida, listaremos 7 etapas que podem ser executadas melhor com a ajuda de um bom sistema de gestão. Confira a seguir!
Motivos para automatizar os processos de gestão de frete
Se você tem uma empresa de transporte, já sabe que a gestão de frete envolve muita informação, controle de prazos, comunicação constante com motoristas e equipe de campo, entre outros fatores, pois é uma atividade que demanda muito tempo da equipe de operações.
A interrupção na atividade pode ser amenizada usando o sistema para lidar com grande parte da burocracia. Um bom software pode automatizar várias tarefas e ajudar a evitar erros humanos, como calcular mal os custos de envio. Aqui estão mais exemplos de como a automação pode ajudar na gestão de frete.
Informações centralizadas
Quando os principais dados relacionados às operações de uma empresa são centralizados em um sistema, a velocidade aumenta porque as pesquisas são mais rápidas e o compartilhamento ou verificação é mais fácil. Além disso, se o sistema adotado estiver na nuvem – acessível a qualquer hora, em qualquer lugar – os gestores podem verificar, editar, atualizar informações com mais facilidade ou gerar novos fretes.
Redução de custos
A redução do custo e do risco do operador afeta as empresas em geral. As principais economias de custo são:
- realizar cálculos mais precisos e evite multas por documentos fiscais emitidos incorretamente;
- aumentar a produtividade da gestão de fretes e reduzir o tempo que os funcionários gastam fazendo isso;
- comunicação mais flexível;
- melhorar a quantidade e a qualidade da informação comunicada aos clientes;
- informações atualizadas para a tomada de decisões do dia a dia;
- indica o melhor veículo para cada remessa.
Isso permite que as empresas gerem mais lucro com fretes ou ofereçam preços mais atrativos aos clientes, aumentando assim sua força e fidelização no mercado. Portanto, o software não deve ser visto como um custo, mas como um investimento com retorno de curto ou médio prazo.
Melhoria do controle sobre os processos
Como várias etapas do processo de gestão de frete serão automatizadas, os responsáveis poderão se concentrar em atividades mais estratégicas. Por exemplo, ele monitorará a qualidade do trabalho prestado por diversos departamentos, com capacidade de visualizar prazos, taxas de perda, taxas de cancelamento e outras métricas de desempenho relacionadas ao gerenciamento de remessas.
Os gerentes serão capazes de tomar medidas para minimizar os problemas, abordar os pontos fracos da empresa e aumentar os pontos fortes. Além disso, se a empresa utilizar um bom software TMS, todos os segmentos serão unificados em uma plataforma, permitindo visualizar o impacto dos embarques de fretes em todo o negócio.
7 etapas que devem ser automatizadas na gestão de frete
1. Cotações de Frete
Uma boa ferramenta para fazer cotações de frete é essencial para agilizar o trabalho no distrito comercial de uma empresa. Nesta fase, é necessário padronizar as cotações e gerar cotações de forma fácil e flexível, além de acompanhar o status da cotação até que o cliente tome uma decisão final. Muitas vezes o problema é controlar essas cotações, devido à grande quantidade de dados envolvidos.
O software permite cadastrar, enviar e controlar suas cotações de frete. Como se não bastasse, ele ainda realiza o mesmo processo para formulários de clientes e envios, condições de pagamento, limites de crédito e vendedores e suas comissões.
2. Cálculos de fretes
Para calcular corretamente os custos de envio e evitar perdas, é necessário considerar vários fatores. Alguns deles são:
- frete de retorno;
- frete peso e valor;
- distância percorrida;
- características do destinatário;
- modal de transporte;
- taxa de restrição do trânsito (TRT);
- taxa de dificuldade na entrega (TDE);
- taxa de reentrega;
- taxa de coleta e entrega;
- gerenciamento de risco (GRIS);
- pedágios e tributos;
- seguro ad valorem.
Além disso, as atualizações desses números devem ser comunicadas aos demais departamentos o mais rápido possível para evitar inconsistências nos livros e registros. A gestão eletrônica automatiza os cálculos, reduzindo a possibilidade de erros ou esquecimentos, além de atualizações instantâneas.
3. Rateio dos valores
A atribuição manual de valores deixa espaço para muitos erros, principalmente em operações com grandes quantidades de dados e itens. Isso prejudica qualquer análise e tomada de decisões futuras. Com a atribuição automática, o valor do frete individual de cada produto será devidamente atribuído no arquivo fiscal. Além disso, o armazenamento de informações será mais flexível e os cálculos serão realizados em tempo real.
4. Faturamento
As faturas de envio são outros documentos que exigem muito cuidado. Mas você pode usar um bom transmissor CTe que usará as informações já processadas para emitir faturas e documentos diretamente do sistema, que podem ser impressos ou enviados por e-mail aos clientes, evitando retrabalhos e agilizando os recebimentos.
5. Emissão de CT-e e MDF-e
A emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e da Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) será mais prática e rápida. Basta configurar o sistema com a tabela de preços do cliente e colocar as regras de envio, e o programa calculará automaticamente o frete. Após a emissão de um CT-e, o sistema usará essas informações para emitir um MDF-e em segundos.
6. Gestão de despacho
O processo de recebimento, expedição e transferência entre filiais também afeta o valor do frete. Ter que realizar cálculos e retrabalhos para cada uma dessas operações é uma burocracia que pode ser evitada automatizando a gestão de fretes com um bom software de gestão de transportadoras.
7. Contrato de Frete
A automação inclui a emissão de contratos de frete (RPA) e o cadastro do código identificador da operação de transportes (CIOT) de acordo com a Resolução 3658 da ANTT. Um bom sistema ainda calcularia os principais tributos incidentes na contratação de serviços de autoatendimento, como IRRF, INSS, SEST/SENAT, etc.
Muitas etapas da gestão de frete podem ser automatizadas, tornando o processo mais eficiente, econômico, eficiente e menos arriscado. No entanto, você deve ter um software que permita a automação das etapas listadas. A Infracommerce pode te ajudar nesse processo!
Caso tenha dúvidas sobre como automatizar os processos do seu negócio, fale com a nossa equipe.
